RFP-skabelon til merchandise-udbud: Få sammenlignelige tilbud

Merchandise er et af de få indkøb, hvor design, følelser og logistik mødes på samme indkøbsordre. Det gør processen spændende, men også svær at styre, når tilbuddene lander i indbakken i hvert sit format, med forskellige antagelser om kvalitet, levering og ansvar.

En RFP-skabelon (Request for Proposal) er den korte vej til ro i maven: samme spørgsmål, samme felter, samme krav til dokumentation. Resultatet er tilbud, der faktisk kan sammenlignes kolonne for kolonne, uden at du først skal gætte dig til, hvad der er inkluderet.

Hvorfor en skabelon ændrer spillet

Når alle leverandører svarer på præcis de samme punkter, bliver din evaluering mere retfærdig og mere effektiv. Du flytter dialogen fra “hvad mon de mener?” til “hvad er deres tal og deres beviser?”.

Det handler især om at gøre svar målbare. I stedet for fritekst om “hurtig levering” beder du om ledetid i uger, datoer for prøve og bulkproduktion, og hvilke Incoterms der er lagt til grund for prisen. Den disciplin i formatet er ofte det, der adskiller en god udbudsrunde fra en dyr og tidskrævende.

Og så er der en sidegevinst: Leverandører med styr på deres supply chain, kvalitetssikring og compliance får lettere ved at vise deres styrker, fordi de ved, hvad der bliver spurgt om.

Skabelonens kerne: sektioner, felter og vedhæftninger

En brugbar RFP til merchandise skal være lige dele brief, kravspecifikation og evalueringsværktøj. Den må gerne kunne sendes som et dokument, men fungerer endnu bedre, hvis centrale svar afgives i et standardiseret regneark med faste felter.

Tabellen her kan bruges som rygrad, uanset om du køber T-shirts til en festival, tote bags til et brand, eller private label-tekstiler til et hotel.

RFP-sektion	Hvad du beskriver	Hvad leverandøren skal svare i	Tip til sammenlignelighed
Baggrund & formål	Hvem I er, mål, deadline, kontakt	Kort tekst + nøgledata	Bed om samme reference-case-format fra alle
Omfang	Produktliste, varianter, mængder, forventet genbestilling	Regneark (SKU-linje pr. variant)	Kræv samme enhedslogik (stk., sæt, pr. farve/størrelse)
Produktspecifikation	Materialer, gramvægt, farver, trim, tryk/broderi, emballage	Talfelter + krydsfelter	Brug tolerancer og mål i mm/cm, ikke “normal pasform”
Designgrundlag	Logo-filer, farvekoder, placering, art guidelines	Bekræftelse + evt. forslag	Kræv at afvigelser beskrives eksplicit
Prøver	Pre-production sample, size set, farveprøve	Tidsplan + pris pr. prøve	Bed om datoer, ikke “hurtigst muligt”
Kvalitet & tests	AQL-niveau, testkrav (krymp, farveægthed, REACH)	Ja/nej + vedhæftninger	Sæt acceptkriterier, så “best effort” undgås
ESG & certificering	GOTS/OCS/GRS, OEKO-TEX, BSCI/SMETA, FSC (emballage)	Dokumentation + scope	Bed om certifikatnummer og scope, ikke kun logoer
Logistik	Incoterms, levering til adresse(r), pakke/pallekrav	Felter + leveringsplan	Kræv pris både med og uden fragt, hvis muligt
Kontrakt & vilkår	NDA, IP-rettigheder, ændringshåndtering, bod/kompensation	Rød-flag kommentarspor	Vedlæg kontraktudkast og bed om “deal breakers” nu
Support efter levering	Reklamationsproces, responstid, reservedels-/genleveringsmodel	Procesbeskrivelse + SLA	Bed om konkrete svartider og ansvarspunkter

En god skabelon gør det let at være leverandør. Den gør det også tydeligt, når nogen ikke svarer fyldestgørende.

Produktspecifikationer: skriv dem, så de kan produceres

Merchandise bliver dyrt, når kravene er uklare. Det er sjældent leverandørens pris, der er problemet. Det er antagelserne bag prisen.

Sæt derfor et niveau, hvor du kan se produktet for dig, før det findes. Tekstil er et oplagt eksempel: stofkvalitet, gramvægt, farveangivelse (PMS), syninger, rib, label-setup, vaskeanvisning, og trykmetode. Hvis du har en tech-pack, så vedlæg den. Hvis du ikke har, så definér minimumsmål og tolerancer i skabelonen.

Ét enkelt afsnit kan spare uger senere: “Alle afvigelser fra specifikationen skal markeres og prissættes separat.” Det gør ændringer synlige, tidligt.

Pris: få totalen frem, uden skjulte lag

En sammenlignelig pris er mere end en enhedspris. Du vil vide, hvad der sker, når du ændrer mængde, når valutaen flytter sig, eller når en levering skal splittes på flere adresser.

Efter en kort intro til, at prisen skal kunne genskabes i et regneark, kan du bede om følgende, så du kan lægge tilbuddene side om side:

• Enhedspris pr. variant: samme valutasymbol, samme Incoterm og samme MOQ-logik
• Volumentrin: pris ved fx 250 / 500 / 1.000 / 2.500 stk.
• Opsætningsomkostninger: trykrammer, broderikort, sampling, artwork
• Fragt og told: specificeret som linjer, ikke “inkluderet” uden forklaring
• Betalingsbetingelser
• Valutabuffer

Hvis du køber mange SKU’er, så kræv også en “stykliste”, hvor alle komponenter fremgår. Det er ikke for at detailstyre. Det er for at undgå, at to leverandører prissætter to forskellige produkter under samme navn.

Levering og lead times: planlæg som en produktionskalender

Ledetid er ofte det punkt, der skaber mest frustration, fordi “levering” kan betyde alt fra “afsendt fra fabrik” til “modtaget på jeres lager, sorteret og klar”.

Sæt derfor en fælles tidsmodel i RFP’en. Mange arbejder med kortere ledetider i Europa og længere ved produktion i Asien, og skabelonen kan rumme begge scenarier, hvis den beder om datoer og milepæle.

Efter en kort beskrivelse af jeres ønskede leveringsvindue kan du lade leverandøren udfylde en simpel plan i denne rækkefølge:

1. Godkendelse af designgrundlag og materialer (dato)
2. Pre-production sample leveret (dato)
3. Bulkproduktion start og slut (datoer)
4. Forsendelse og forventet ankomst (datoer)
5. Eventuel QC-inspektion og rapport (dato)

Det giver dig et realistisk billede af, hvem der faktisk kan nå jeres lancering, og hvem der kun kan nå at love den.

ESG og compliance: gør det verificerbart

Bæredygtighed i merchandise må ikke ende som pæne ord uden sporbarhed. Når du vil kunne sammenligne leverandører, skal du bede om dokumentation på samme måde, hver gang.

Skriv tydeligt, hvad der er “must-have”, og hvad der er “nice-to-have”. Nogle organisationer kræver specifikke tekstilstandarder, andre fokuserer mere på kemikaliesikkerhed, social audit eller emballage. Uanset niveau er nøglen, at leverandøren ikke kun kan henvise til en standard, men også vise scope, dato og gyldighed.

Efter en kort præcisering af jeres minimumskrav kan du bede om disse dokumenttyper:

• Certifikater: gyldige certifikater med scope og certifikatnummer
• Auditrapport eller auditstatus: fx BSCI/SMETA, inkl. dato og site
• Materialedokumentation: fiberindhold, sporbarhed, evt. transaktionscertifikater
• Genanvendt indhold
• Emballagespecifikation

Når alle leverandører leverer den samme dokumentpakke, bliver ESG ikke et mavefornemmelses-kriterium, men en del af et professionelt scorecard.

Kvalitetssikring: det, der skaber færre reklamationer

Kvalitet i merchandise er ikke kun “føles lækkert”. Det er også farveægthed, krymp, pilling, holdbarhed i print, korrekt mærkning, og at størrelseskurven faktisk matcher det, I sælger.

RFP’en bør derfor spørge til kvalitetssikring som en proces, ikke som en påstand. Bed om, hvordan leverandøren arbejder med prøver, inline-kontrol og slutinspektion, og hvilke standarder der bruges i praksis (fx AQL-niveau og testtyper).

Et stærkt greb er at formulere acceptkriterier som beslutningspunkter: “Hvis krymp overstiger X%, kræves der ny prøve” eller “Hvis slutinspektion ikke godkendes, aftales rework og ny kontrol”. Det lyder stramt, men det skaber klarhed for begge parter.

Evalueringskriterier: offentliggør dem og gør dem brugbare

Hvis leverandørerne ikke ved, hvordan de bliver vurderet, får du typisk tilbud, der er skrevet til at imponere, ikke til at blive sammenlignet. Når du derimod viser kriterier og vægtning i selve RFP’en, kan leverandørerne prioritere deres svar.

Du kan holde modellen enkel og stadig skarp: pris, kvalitet, levering, ESG, og samarbejde/support. Pointen er ikke at gøre det akademisk. Pointen er at kunne forklare valget internt, og at kunne gentage processen næste sæson uden at starte forfra.

En praktisk detalje: Lad alle “skal-krav” være kvalificerende. Hvis et skal-krav ikke opfyldes, ryger tilbuddet ud, uanset pris. Det gør evalueringen mere retlinet, og det belønner leverandører, der læser materialet grundigt.

Hvad du realistisk kan forvente af en moderne merchandise-partner

Når et merchandiseprojekt skal fungere fra idé til levering, er det sjældent nok at vælge en leverandør, der “bare kan producere”. Du leder efter nogen, der kan styre forløbet, stille de rigtige afklarende spørgsmål og tage ansvar for de dele, der typisk skaber friktion: prøver, kvalitet, logistik og dokumentation.

Et erfarent merchandise- og private label-hus arbejder ofte direkte med fabrikker og kan håndtere designudvikling, sourcing, produktion, kvalitetskontrol og transport som én sammenhængende plan. Det setup gør det lettere at opfylde en RFP, der kræver både gennemsigtighed og tempo, uden at du selv skal koordinere fem underleverandører.

Det er også her, din RFP-skabelon hjælper dig mest: Den gør det tydeligt, hvem der kan levere en stabil proces, og hvem der primært leverer et flot tilbudsdokument.

Sådan får du skabelonen i drift internt

Det nemmeste er at starte med én skabelon og forbedre den sæson for sæson. Hold den levende, og justér den ud fra det, der faktisk skabte spørgsmål, forsinkelser eller ekstraomkostninger sidste gang.

Sæt en fast rytme: Opdatér produktfelter, når designniveauet ændrer sig. Skærp logistikafsnittet, når leveringsmodellen ændrer sig. Skru op for dokumentationskrav, når jeres ESG-rapportering bliver mere moden.

Og når du sender den ud: Bed leverandørerne om at svare i skabelonen, ikke i deres eget format. Det er den lille detalje, der gør hele forskellen, når du skal vælge den rigtige løsning på et professionelt grundlag.