Incoterms for begyndere: EXW, FOB, DDP forklaret for merchandise-indkøbere

Hvis du indkøber merchandise eller private label fra udlandet, er Incoterms ikke bare jura i småt. Det er det praktiske værktøj, der afgør, hvem der booker fragt, betaler told og bærer risiko, når kasserne bevæger sig fra fabrik til lager. Tre termer dukker igen og igen op i hverdagen: EXW, FOB og DDP. Forstår du forskellene, kan du regne rigtigt, forhandle stærkere og undgå dyre overraskelser.

Incoterms er udviklet af ICC og bruges globalt. De definerer opgavefordelingen mellem køber og sælger, og de gør det med et præcist sted og tidspunkt for risikoovergang. For merchandise-indkøb er netop de tre nævnte termer dem, der i praksis flytter flest kroner og minutter.

Det handler om kontrol kontra bekvemmelighed. Og om, hvem der faktisk er bedst til at løse de enkelte opgaver i kæden.

Hvad dækker EXW, FOB og DDP i praksis?

EXW betyder, at sælger stiller varer klar på eget sted. Derfra er alt købers ansvar, lige fra pålæsning og eksportpapirer til forsikring og importafgifter. Det kan være attraktivt, hvis du har stærke speditør-aftaler og vil styre hver krone på ruten. Det kan også være tungt, hvis du ikke har toldkapacitet i afsendelseslandet.

FOB bruges ved søfragt. Sælger får varerne frem til den aftalte afskibningshavn og får dem lastet om bord på købers skib. Når varerne er om bord, skifter risikoen. Køber tager sig af oceanfragt, forsikring, import og den videre distribution. Det er en velafprøvet balance, hvor hver part løser den del, de oftest er bedst til.

DDP er det modsatte af EXW. Sælger bærer hele byrden til din dør, inklusive importklarering og afgifter. Du modtager klar vare, klar til aflæsning. Prisen er højere, men din interne tidsbelastning er lav og usikkerhederne få.

EXW: Maksimal kontrol, maksimal forpligtelse

Når der står EXW [by, land] i kontrakten, tager du reelt stafetten fra fabriksporten. Du står for pålæsning, booking, eksportklarering og forsikring med virkning fra det øjeblik, varerne er stillet til rådighed. Her ligger ofte de skjulte linjer, hvor nye indkøbere brænder fingrene: at få toldpapirer godkendt i afsenderlandet kræver lokal viden og ofte en lokal repræsentation.

EXW giver til gengæld plads til at optimere. Du kan konsolidere leverancer på tværs af leverandører, presse fragtrater og styre transittider efter din kampagnekalender. Det betaler sig bedst, hvis du har volumen og et speditørnetværk, der kan reagere hurtigt.

Et godt råd er at afklare, om leverandøren i praksis vil hjælpe med læsning, selvom de ikke er forpligtet under EXW. Det bør i så fald skrives eksplicit i aftalen.

FOB: Det klassiske søfragtvalg

FOB [afskibningshavn] ligger midt mellem kontrol og bekvemmelighed. Sælger leverer i havn og får varerne sikkert om bord. Du vælger skib og rederi, du styrer pris og timing på havet, og du tegner forsikring fra loading-tidspunktet.

FOB egner sig godt til sæsonstyret merchandise, hvor du vil time afsejling og ankomst. Det minimerer forvirring om, hvem der betaler hvilke havneafgifter i afsendelseshavnen, og gør det nemt at samle mange fabrikker i samme ugentlige afsejling.

Husk detaljen: risikoen skifter, når godset er på skibet, ikke når det forlader havnen. Dit forsikringscertifikat skal afspejle netop den skæringsdato.

DDP: Bekvemmelighed fra A til Z

DDP [destination] placerer hele logistik- og toldbyrden hos sælger. Leverandøren klarer eksport, fragtaftale, import, afgifter og levering til din port, klar til aflæsning. Det er oplagt ved små eller uregelmæssige indkøb, eller hvis du mangler egne ressourcer i told og logistik.

Ulempen kan være pris og transparens. Nogle sælgere indregner et pænt risikotillæg i DDP, og hvis de ikke er registreret korrekt i dit land, kan gods blive forsinket i tolden. Aftal derfor på forhånd, hvem der er importør of record, og hvordan uventede afgifter håndteres.

En anden gevinst ved DDP er intern ro. Projektledere, marketing og butik får en leveringsdato, der holder.

Efter en kort sammenfatning kan det være nyttigt at se forskellene side om side.

Incoterm	Hvem betaler transporten	Told og afgifter	Risikoovergang	Typiske fordele
EXW	Køber fra afhentning	Køber eksporterer og importerer	Ved afhentning, før pålæsning	Fuld kontrol, mulighed for konsolidering og lave fragtrater
FOB	Sælger til og om bord i afsendelseshavn, køber derfra	Sælger eksporterer, køber importerer	Når godset er lastet på skibet	Klar arbejdsdeling, køber vælger rederi og pris
DDP	Sælger hele vejen til navngiven destination	Sælger håndterer både eksport og import	Ved ankomst, klar til aflæsning	Tidsbesparelse, enkelhed, forudsigelig totalpris internt

Valg i indkøbsprocessen: pris, kontrol og kapacitet

Allerede når du indhenter tilbud, bør incotermen være på plads. Sammenligner du EXW-priser med DDP-priser, uden at regne transport og told med, risikerer du at vælge forkert. En EXW-pris kan se billig ud, men det er kun fabriksprisen.

Sæt ord på, hvem der bedst løser hvad. Har du eget fragtvolumen og stærke aftaler, er EXW eller FOB ofte mere økonomisk. Hvis dit team er presset, og fejlkilder i tolden er det sidste, du ønsker, kan DDP være den rigtige vej.

Når du vurderer, hvilken term der passer, hjælper det at tænke i processer. Start med kontraktsiden, gå videre til transporten, og afslut med dokumenter og forsikring.

• Lokale speditører på plads
• Tidskritiske kampagner
• Krav om sporbarhed og compliance

Efter den korte liste kan en mere struktureret tjek af valgmulighederne skærpe beslutningen:

• Forhandling: Aftal incoterm, sted og version i både købsordre og ordrebekræftelse. Bed om pris i flere incoterms for at se reelle totalomkostninger.
• Transport: Vurdér interne ressourcer. EXW/FOB kræver aktiv styring af transittider, konsolidering og prisaftaler. DDP outsourcer opgaven.
• Told: Afklar, hvem der klarerer eksport og import, og om partens registreringer er i orden. Bekræft HS-koder og afgifter skriftligt.
• Forsikring: Match policen med risikoovergangen. Ved FOB skal dækning starte ved on board, ved EXW allerede ved afhentning.

Typiske faldgruber og hvordan de undgås

Mange fejl opstår, fordi små detaljer ikke er skrevet ind fra starten. Det gælder især steder og ansvarspunkter.

• Forkert stednavn i incoterm-angivelsen
• Manglende importregistrering ved DDP
• Ingen klar plan for læsning ved EXW
• Forsikring, der starter for sent

En enkelt linje i kontrakten kan rydde ti mails af bordet. Skriv for eksempel “FOB Ningbo, Incoterms 2020, køber angiver skib, sælger bekræfter on board-dato”. Så ved alle, hvad der skal ske, hvornår og af hvem.

Dokumenter, formuleringer og forsikring

Kontrakten skal nævne incoterm, version og sted. Ordrebekræftelsen gentager det. Fakturaen indeholder samme tekst, og fragtbreve eller konnossementer skal støtte op om leveringsbetingelsen. Konsistens på tværs af dokumenter gør tvister sjældne, fordi ansvarspunkterne er klare.

Forsikringssproget bør være lige så skarpt. Angiv start- og slutpunkt for dækning, og link det direkte til leveringsbetingelsen. Ved FOB er det on board-datoen, der udløser dit ansvar. Ved DDP bærer sælger risikoen, indtil varen er fremme og klar til aflæsning, så du skal ikke betale for dobbelt dækning.

Mini-case: tre indkøb, tre løsninger

En dansk detailkæde skal bruge tre typer profilprodukter til en kampagne: tote bags i bomuld fra Pakistan, kasketter fra Vietnam og gaveæsker fra Polen.

Tote bags bliver booket EXW med en lokal speditør, fordi kæden i forvejen konsoliderer flere fabrikker i samme område og kan presse en god søfragt. Her er kontrol nøglen, og teamet har kapaciteten.

Kasketterne køres FOB Haiphong. Leverandøren har stærke interne procedurer i afsendelseshavnen, og køberen ønsker at vælge rederi for at ramme butikslancering. Risikoovergangen er klar, og forsikringen starter ved loading.

Gaveæskerne kommer DDP direkte til kædens distributionscenter i Jylland. Ordren er lille, tidsplanen stram, og der er værdi i at undgå importarbejde på tværs af flere EU-lande. Leverandøren står for alt, og varemodtagelsen bliver plug and play.

Tre ordrer, tre valg, hver især rationelle.

Hvad betyder det for bæredygtighed og compliance?

Inden for merchandise er det ikke nok at få varerne til tiden. Samfundskrav og kundernes forventninger betyder, at dokumentationen skal være i orden, og at sporbarhed og audit-krav kan efterleves. Incoterm-valget påvirker, hvem der indsamler og leverer dokumentationen i tide, og hvem der kan reagere hurtigt, hvis noget halter.

Ved EXW og FOB kræver det, at din egen kæde kan indhente beviser, test og certifikater på samme tid som booking og klarering. Ved DDP skal du sikre, at sælger faktisk arbejder med de rette partnere og standarder, så intet går tabt i transit. Begge dele kan fungere glimrende, hvis roller og deadlines er aftalt fra start.

Sådan arbejder vi hos Merchandise & Supply

Hos Merchandise & Supply udvikler, designer og producerer vi skræddersyede profilprodukter med fuldt integreret supply chain. Vi hjælper kunder med at vælge leveringsbetingelser, der passer til deres netværk, risikoprofil og ambitionsniveau på pris, hastighed og dokumentation.

Vores team arbejder direkte med fabrikker i Europa og Asien og er vant til både EXW, FOB og DDP-setup. Det betyder gennemsigtighed i kalkulationen, proaktiv håndtering af told og certificeringer og klare handover-punkter mellem parterne. Når vi driver projekter end-to-end, indbygger vi incoterms i kontrakter, produktionsplaner, kvalitetskontrol, logistik og lagerstyring.

Praktiske tommelfingerregler til næste indkøb

Når du skal vælge incoterm til dit næste merchandisekøb, hjælper disse korte rettesnore dig på vej.

• Volumen og netværk: Har du volumen og stærke speditører, giver EXW eller FOB ofte den laveste totalpris.
• Tidstryk: Er tid den knappe ressource, kan DDP være klogest, fordi du undgår stop i tolden og får én ansvarlig modpart.
• Dokumentstyrke: Er dine interne processer skarpe, kan du tage mere ansvar. Er de tynde, så lad leverandøren bære det med DDP, men kravspecifikér tydeligt.
• Risikoappetit: Placer risikoen hos den part, der reelt kan styre den. Det er sjældent den billigste sætning, der vinder, men den mest gennemtænkte.

Vil du have et konkret regnestykke for din næste kollektion, beregnet i to eller tre forskellige incoterms med samme produktspecifikation, kan vi sætte det op, så du ser både pris, tid og ansvar side om side. Det gør valget roligt og resultaterne forudsigelige.