Sådan beregner du landed cost på dine merchandise-ordrer

Landed cost er nøglen til at vide, hvad din ordre faktisk koster, når den står på hylden. Ikke kun indkøbsprisen, men alt fra fragt og told til valutatab og håndtering. Når du har tallet, kan du prissætte sikkert, forhandle skarpere og vælge den transport- og leverandørløsning, der giver bedst totaløkonomi.

Hos Merchandise & Supply arbejder vi dagligt med præcise omkostningskalkyler for virksomheder, brands og events. Det gør en markant forskel for marginen. Og for roen i maven.

Hvad dækker landed cost over?

Kort fortalt: samtlige omkostninger ved at få en vare fra oprindelsesstedet til din dør. Det er den fulde anskaffelsespris, når alt er gjort op. I regnskabssprog skal alle forbrugsrelaterede omkostninger med i lagerets anskaffelsesværdi, og i praksis er det præcis det, en robust landed cost-modellering leverer.

Begrebet er praktisk, fordi det kan sammenlignes på tværs af leverandører og ruter. To leverandører med samme stykpris kan give meget forskellige landed costs, hvis den ene kræver dyr luftfragt, mens den anden kan konsolidere søfragt, eller hvis toldsatsen er forskellig på grund af materialer og HS-koder.

Den enkle formel og et mini-eksempel

Start med en enkel model, uanset om du beregner i Excel eller i et ERP-modul:

Et eksempel fra tekstilmerchandise:

• 1.000 T-shirts á 35 DKK = 35.000 DKK
• Søfragt: 6.000 DKK
• Forsikring: 0,5 % af vareværdi = 175 DKK
• Told (antag 12 % på toldgrundlag): Grundlag er ofte vareværdi + fragt + forsikring = 41.175 DKK → told = 4.941 DKK
• Speditørens toldbehandling: 850 DKK
• Importmoms 25 % af grundlag + told: 25 % af 46.116 DKK = 11.529 DKK

Ekskl. moms giver det en landed cost på 46.966 DKK, eller 46,97 DKK pr. T-shirt. Inkl. moms er det 58.495 DKK, eller 58,50 DKK pr. T-shirt. Til priskalkyler bruger mange den eksklusive moms, men likviditetsmæssigt er momsbetalingen stadig relevant.

Valutakurs og betalingsgebyrer? Hvis du betaler i USD og banken tager 2 % i spread, lægges det oven i. Små procenter flytter mange kroner i store volumer.

Hvilke data skal du have styr på?

Det er umuligt at ramme rigtigt uden valide input. Sørg for, at din indkøbsordre, leverandørfaktura, fragtfaktura og tolddokumenter hænger sammen og afspejler samme mængder, vægte og HS-koder. Automatiser dataopsamlingen, når det kan lade sig gøre.

• Varepris: Netto enhedspris og total, rabatter og evt. prøve- eller opstartsgebyrer
• Fragtomkostninger: Luft/sø/vej, brændstoftillæg, sikkerhedsgebyrer og terminalhåndtering
• Told: Sats baseret på korrekt HS-kode, oprindelsesland og evt. handelsaftaler
• Moms/skatter: Importmoms, evt. punktafgifter og miljøafgifter
• Forsikring: All-risk eller begrænset dækning; sats i procent af vareværdi/CIF
• Håndtering/administration: Speditionsgebyrer, dokumentation, lager- eller plukkegebyr
• Valuta og finans: Kurs, bankgebyrer, betalingsbetingelser, inkasso- eller kreditgebyrer

Standardiser terminologi og dataformater med leverandører og speditører. Det sparer mange genberegninger.

Metoder og værktøjer: fra regneark til integrerede systemer

Små og enkle indkøb kan fint håndteres i et gennemarbejdet regneark. Det er transparent, hurtigt at tilpasse og har lav omkostning. Når kompleksiteten vokser, vinder integrerede løsninger på nøjagtighed og tid.

Hos Merchandise & Supply kan vi både arbejde direkte i kunders ERP/TMS-setups og levere fulde kalkyler fra egne integrerede processer, inkl. dokumentation.

Incoterms: leveringsbetingelser, der flytter kroner

Leveringsbetingelsen afgør, hvem der bærer risiko og omkostninger i hvert led. Det bør være afklaret på tilbudstidspunktet, ellers bliver sammenligning umulig.

• EXW
• FOB
• CIF
• DAP
• DDP

EXW kan se billigt ud i indkøbspris, men flytter fragt, forsikring og importhåndtering over på dig. DDP kan omvendt samle alt hos leverandøren, men kræver, at du kontrollerer, hvad der reelt er inkluderet.

Variabler, der trækker i totalen: vægt, volumen, værdi og geografi

Fragtprisen drives af vægt og volumen. Luftfragt bruger ofte volumenvægt, så lette men pladskrævende varer bliver dyre at flyve. Søfragt vinder på store partier, især når der kan fyldes en hel container, og når lead time kan accepteres.

Vareværdi påvirker både forsikring og told/moms. Tekstil har typisk højere toldsatser end elektronik, mens nogle varegrupper er helt toldfri. Oprindelsesland og handelsaftaler kan sænke satserne. Korrekt HS-klassificering er kritisk, både for lovmedholdelighed og for at undgå at betale for meget.

Trin-for-trin: sådan laver du en solid beregning

Trin 1: Afklar Incoterm og leveringsrute. Dokumentér, hvad der er inkluderet i leverandørens pris, og hvad du selv står for. Tjek også, om prisen er i DKK, EUR eller USD.

Trin 2: Fastlæg HS-koder pr. varelinje, og slå toldsatser op for oprindelseslandet. Brug gerne autoritative databaser, og få leverandøren til at bekræfte materialer og sammensætning.

Trin 3: Indsaml fragtpriser for den valgte transportform. Vurder alternativer: konsolidering, ændret rute eller et andet afgangssted kan flytte totalen flere procentpoint.

Trin 4: Beregn toldgrundlag. I mange scenarier er det vareværdi + fragt + forsikring. Anvend korrekt sats pr. HS-kode og landet, du importerer til.

Trin 5: Læg håndterings- og administrationsgebyrer til. Speditør, dokumenter, terminal, levering til dit lager, eventuel palleudskiftning eller emballagekrav.

Trin 6: Vurdér moms. Er du momsfradragsberettiget, bør du typisk udelade moms i kostprisen, men indregne den i din cash flow-plan. Notér betalingsfrister og toldkreditter.

Trin 7: Tilføj valutamargin og betalingsgebyrer. En 1 til 2 procents kursdifferens på store partier kan være dyrere end et par ekstra paller i konsolideret søfragt.

Trin 8: Regn per enhed. Fordel alle faste omkostninger på antallet af enheder. Suppler med følsomhedsanalyse: Hvad sker der ved ±10 % i fragt eller kurs?

Ofte oversete poster, der vælter kalkylen

Mange ordrer ser fornuftige ud i stykliste og tilbud. Det gør ondt at opdage de ekstra linjer på fakturaen ved ankomst. Gør plads til dem fra start.

• Brændstof- og sikkerhedstillæg: Variabelt pr. uge/måned, især på luftfragt
• Højsæsongebyrer: Typisk i Q4, kapacitetsknaphed løfter satser
• Dokumentationsgebyrer: Oprettelse af AWB/CMR, eksportdeklaration, attester
• Terminal- og lagerleje: Står gods stille, tikker regningen
• Korrektions- og rebooking-gebyrer: Navnefejl, ændrede leveringsadresser, holdbarhed af booking
• Minimumsordre: Små mængder udløser uforholdsmæssige enhedsomkostninger

Når du systematiserer disse poster, bliver dine estimater pålidelige fra første ordre.

Fra kalkyle til strategi: pris, lager og forhandling

Præcis landed cost gør prissætningen skarp. Du kan fastlåse minimumsmargin, teste kampagnepriser og beregne break-even ved forskellige salgskanaler. Samtidig giver totalomkostningen et klart billede af, om det kan betale sig at opgradere emballage, vælge hurtigere rute eller udskyde leveringer for at spare fragt.

På indkøbssiden åbner gennemsigtighed for stærkere forhandlinger. Du kan pege på de konkrete cost drivers, samle ordrer for at udnytte kapacitet, og forhandle toldhåndtering og last mile på baggrund af dokumenterede mængder. Med data i ryggen flytter dialogen sig fra listepriser til reelle totaler.

Hvornår skal du automatisere?

Tommelfingerregel: Når du har flere oprindelseslande, varenumre og transportformer, eller du vil sammenligne scenarier løbende, bør et ERP- eller TMS-setup komme i spil. Automatiseret datatræk fra indkøb, speditør og tolddatabase reducerer tastefejl og sikrer, at opdaterede satser og kurser rammer kalkylen uden manuelle korrektioner.

Til mere stabile vareprogrammer i mellemstore volumener er en semi-automatiseret model ofte rigtigt valg: standardiserede regnearkskabeloner, faste datakilder og periodisk revision af satser. Det giver tempo uden at gøre det tungt.

Hvad betyder det for merchandise-ordrer?

Merchandise spænder bredt: tekstil, caps, tasker, emballage og specialvarer. Det gør variationen i toldsatser og fragtprofiler stor. T-shirts med 12 procent told og høj volumen i luft koster anderledes end caps i søfragt eller kundetilpasset emballage med lav toldsats men høj vægtfylde. Volumenvægt kan nemt fordoble en luftfragtlinje på polstrede varer, mens konsolideret søfragt kan halvere prisen pr. enhed på store drops.

Det er også her, Incoterms virkelig flytter noget. DDP kan være attraktivt ved små, hyppige leverancer, hvor du vil undgå at administrere import. Ved større partier kan DAP eller FOB kombinere bedre priser med kontrol over ruten og konsolidering sammen med andre ordrer.

Sådan hjælper Merchandise & Supply

Vi udvikler, designer og producerer skræddersyede profilprodukter med fuld supply chain-transparens. Med mere end 30 års erfaring, direkte samarbejde med fabrikker i Europa og Asien og integrerede processer for sourcing, produktion, kvalitetskontrol, logistik og levering kan vi give et præcist landed cost-estimat allerede i tilbudsfasen.

• Valid HS-klassificering og dokumentationsflow
• Opdaterede fragt- og brændstoftillæg på rute- og volumenniveau
• Scenarier for luft vs sø, konsolidering og partistørrelser
• Valutastrategi og betalingsbetingelser, der beskytter marginen

Når alle tal er på plads fra start, kan du trygt gå i gang med design og produktion, fordi økonomien er forankret i realiteter og ikke gæt.

En lille praktisk checkliste til næste ordre

Begynd med standardisering. Sørg for, at hver ordre har samme datastruktur: pris, HS-kode, vægt/volumen, Incoterm, rute, forventet afgang/ankomst, forsikring og håndteringsgebyrer. Opsæt faste felter i dit system eller regneark, og gør det til en vane at få dem udfyldt før godkendelse.

Lav to beregninger: en ekskl. moms til kostpriser og marginer, og en inkl. moms til likviditetsplan. Kør derefter en følsomhedsanalyse på tre punkter: fragt ±10 %, toldsats ±2 pct.point og valuta ±3 %. Hvis din margin vælter i nogen af de scenarier, så få lagt en alternativ rute eller partistørrelse ind, før du sætter prisen.

Når du kan regne landed cost hurtigt og korrekt, bliver merchandise en stærk kanal for dit brand og din forretning. Det er præcisionsarbejde. Og det kan betale sig.